21 tips for å spare på utskriftskostnadene som produsentene aldri vil avsløre!

TIPS 1: Skriv ut bare det som virkelig trenger å skrives ut.

I hverdagen ser man at selv om nesten alle nå har en smarttelefon og tilgang til datamaskin, skrives det fortsatt ut mye. Hvorfor er det slik? For mange er papir lettere å lese og mer behagelig enn innhold på skjerm. Utskrevne dokumenter er enklere å rette, markere osv., og å dele videre. Utskrifter er noe fysisk – de krasjer ikke eller blir borte. Tap av data skjer kun ved brann eller vannskade. Utskrevne dokumenter, som kontrakter, føles mer bindende. Vi føler oss tryggere med dem. Digital signatur eller backup? Ofte er det usikkerhet og uenighet rundt de lovbestemte oppbevaringsperiodene for skatterelaterte dokumenter. Derfor skrives alt ut og arkiveres for sikkerhets skyld. Vurder om det aktuelle dokumentet virkelig må skrives ut. Unødvendige e-poster, dokumenter osv. trenger ikke å skrives ut. Det er bedre å forbedre ergonomien på arbeidsplassen (f.eks. ved å skaffe en bedre skjerm eller konfigurere e-postprogrammet optimalt ved å justere skriftstørrelsen).

TIPS 2: Bytt ikke blekkpatroner og toner ved første advarsel.

Du kjenner sikkert følelsen: du har akkurat byttet blekkpatronen, og straks kommer advarselen igjen om at blekknivået er lavt, og at du må bytte patronen nå. Bare fordi blekkpatronen nesten er tom, trenger den ikke å byttes ut umiddelbart. Det beste er å bestille en ny blekkpatron nå og vente til den nåværende faktisk er tom. For tonerkassetter kan du prøve et annet triks: Ta ut toneren og rist den forsiktig noen ganger horisontalt frem og tilbake. Dette fordeler tonerpulveret inne i kassetten, og du kan som regel skrive ut feilfritt litt lenger.

Tips: Slik bytter du en toner

TIPS 3: Kjøp bare blekkpatroner og tonere med høy kapasitet.

Mange blekkpatroner og tonere tilbys i flere varianter. Det finnes både vanlige patroner og tonere med høy kapasitet, også kjent som XL eller HC (High Capacity) varianter. Ved å velge blekkpatroner og tonere med høy kapasitet kan du i mange tilfeller redusere dine utskriftskostnader per side betydelig.

Generelt gjelder: Jo høyere kapasitet en patron eller toner har, desto lavere er kostnaden per side. Du bør alltid sammenligne. Du bør også vurdere ditt individuelle utskriftsmønster. Skriver du ut mye, er XL-patroner og tonere med høy kapasitet det riktige valget for deg. Skriver du ut mindre og bruker en blekkskriver i stedet for en laserskriver, er det en risiko for at store blekkpatroner tørker ut.

Spesielt for storforbrukere er slike blekkpatroner og tonere verdifulle. Brukere som skriver ut mindre, bør heller investere i en økonomipakke med flere patroner. Toner kan derimot ikke tørke ut.

TIPS 4: Kjøp multipakker eller dobbeltpakker.

Mange blekkpatroner og tonere tilbys også i såkalte multipakker, valuepacks, promopakker, dobbeltpakker eller til og med firepakninger. Dette gjelder både originale og alternative produkter. Når du kjøper tonere og blekkpatroner i et sett, kan du spare mellom 10 og 30 prosent sammenlignet med å kjøpe dem enkeltvis. Samtidig kan du ha en praktisk lagerbeholdning slik at du ikke lenger blir overrasket over tomme patroner og tonere.

TIPS 5: Kjøp kompatible toner og blekkpatroner.

Blekkpatroner, tonere, bildevalser, fargebånd – det trenger ikke alltid være originalt! Du vil se i vår nettbutikk at vi også tilbyr rimeligere alternativer fra tredjepartsleverandører for mange produkter. Ofte kjennetegnes disse kompatible tonerne av en betydelig kostnadsbesparelse sammenlignet med originalproduktene fra produsenten. Også de alternative, kompatible produktene gjennomgår flere kvalitetskontroller og produseres etter industristandarder, slik at de fungerer problemfritt med utstyret ditt. Prisen er her et uslåelig argument. Vi anbefaler gjerne våre kunder: Hvis utskriftene og kopiene virkelig må ha den aller beste kvaliteten, fordi de skal brukes for kunder og forretningspartnere, velg originalproduktene. Hvis utskriftene og kopiene derimot kun skal brukes internt og i kort tid, er de alternative blekk og tonere en god løsning.

TIPS 6: Kjøp skriverutstyr online.

Kjøp av blekk og tonere på nettet er mellom 10 og 30 prosent billigere enn i butikken. Besparelsen er så stor at selv fraktkostnadene ikke lenger betyr noe. Samtidig har du her den perfekte prisoversikten og ser raskt hvilket produkt som er det rimeligste alternativet for deg. I tillegg kan vi tilby mange produkter eller produktvarianter som en vanlig butikk, ofte på grunn av plassmangel, ikke fører.

TIPS 7: Kjøp toner og blekkpatroner på lager.

En stillesittende skriver eller en ikke-fungerende kopimaskin kan i mange bedrifter føre til betydelige forsinkelser og i verste fall også tap. Du bør alltid holde oversikt over hvor mye blekk eller toner du har til overs for dine enheter på lager. Når skriveren eller kopimaskinen første gang advarer om lavt blekknivå eller en tom toner, bør du bestille nye forsyninger. Og når du først er i gang, hvorfor ikke kjøpe flere patroner og tonere med en gang? På den måten kan du dra nytte av multipakker, og for de fleste produkter tilbyr vi allerede kvantumsrabatt fra 2 stk., slik at du i hvert fall kan spare ved å kjøpe et større lager. En klok lagerstyring bidrar dermed til en uavbrutt og problemfri drift. For tonere trenger du ikke bekymre deg for holdbarheten, siden de er fylt med et tørt pulver og ikke en væske, slik at ingenting kan tørke ut. Blekkpatroner kan imidlertid tørke ut ved feil lagring. Det er derfor best å oppbevare dem i skyggen ved romtemperatur eller litt kjøligere. Du bør også la patronene bli i originalemballasjen, som oftest er en gjennomsiktig folie eller en lysbeskyttende aluminiumsposer. Emballasjen beskytter blekket mot fordamping og uttørking.

Mer informasjon: Riktig lagring av skriverutstyr.

TIPS 8: Skriv ut i utkastmodus.

Din skriver og kopimaskin har vanligvis forskjellige utskriftsinnstillinger som lar deg nesten umerkelig spare blekk og toner. Skriv for eksempel ut i kladdekvalitet i stedet for presentasjonskvalitet. Ved å skrive ut i kladdekvalitet brukes mindre blekk. I noen tilfeller kan du også lage prøveutskrifter med lavere oppløsning. Når du setter en av disse modusene, vil utskriftsresultatet bli mindre kraftig fordi skriveren eller kopimaskinen rett og slett bruker mindre blekk eller toner. Denne innstillingen kan du med fordel bruke til prøveutskrifter eller interne dokumenter. Hvis du både trenger utskrifter i høyeste kvalitet og arbeidskopier, anbefales det å lage flere utskriftsprofiler der de relevante innstillingene lagres. De tilsvarende instruksjonene finner du i bruksanvisningen din.

TIPS 9: Skriv ut billigere med bestemte skrifttyper.

Skrifttyper med brede bokstaver, tykke linjer, mange krøller og seriffer bruker mer skriverblekk og toner enn enklere skrifttyper. Du kan redusere utskriftskostnadene dine med opptil 30 % ved å velge riktig skrifttype. Sparsomme skrifttyper inkluderer "Century Gothic" og "Garamond", som finnes som standard i de fleste tekstbehandlingsprogrammer. De tre skrifttypene du bør unngå fordi de bruker spesielt mye blekk og toner, er:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Mindre skriftstørrelser sparer også papir og blekk. Du kan for eksempel redusere skriftstørrelsen til et nivå som fortsatt er behagelig for deg å lese før du skriver ut. På denne måten kan du få mer innhold på en side og dermed spare toner, blekk og muligens til og med papir.

TIPS 10: Skriv ut i farger eller svart-hvitt.

Hvis du vil spare på fargen, skriv ut i svart-hvitt. Det virker opplagt. Vurder derfor om det virkelig alltid er nødvendig med fargeutskrifter. Det er ikke uten grunn at fargekopier i kopibutikken er mange ganger dyrere enn enkle svart-hvite kopier. Fargepatroner er vanligvis dyrere enn svarte patroner. Men hva med gråtoner? Mange skrivere og kopimaskiner tilbyr denne muligheten. Men kan man virkelig spare på den måten? Dessverre ikke – mange skrivere bruker farger for å lage gråtoner. Gråtoner skrives vanligvis ikke ut med bare svart blekk, men dannes ut fra alle fargene. Og det er akkurat det du vil unngå.

TIPS 11: Slå av skriveren riktig.

Allerede fra starten: du bør ikke slå av blekkskriveren ved hjelp av stikkontakten. Disse enhetene bruker veldig lite strøm. Men hvis de er helt koblet fra strømforsyningen, vil de installere seg selv igjen ved omstart. Dette kan føre til at skriverhodene skylles med blekk, noe som resulterer i høyt blekkforbruk.

Laserskrivere derimot bruker relativt mye strøm i standby-modus. Til gjengjeld har de vanligvis en virkelig strømbryter som helt kobler dem fra strømnettet og ikke lar dem stå i standby-modus. Derfor gjelder det for laserskrivere og kopimaskiner: Slå dem av!

Og det som gjelder for skrivere gjelder også for kjøleskap og vaskemaskiner: Vær oppmerksom på energieffektivitet ved kjøp!

TIPS 12: Kjøp en ny skriver.

Er patronene eller tonerne til enheten veldig dyre? Og har du kanskje brukt utstyret i lang tid? Da kan det være en god idé å investere i en moderne enhet der forbruksmaterialene er billigere. I dette tilfellet kan kostnadene for en ny blekkskriver eller liten enhet raskt være dekket etter bare noen få patronbytter. Samtidig kan det skje at eldre enheter ikke lenger produserer toner og blekk etter en periode. Da kan innkjøp av ny toner eller blekk ikke bare være spesielt komplisert, men også ekstra dyrt.

TIPS 13: Billige skrivere har høye driftskostnader.

Når du starter en bedrift eller blir selvstendig, står du logisk nok overfor en mengde kostnader for den første utrustningen slik at virksomheten i det hele tatt kan komme i gang. Selv om kostnadspresset er høyt i øyeblikket, bør du ikke spare på feil ting. Billige skrivere kan være billigere å kjøpe, men har ofte svært høye driftskostnader. For produsenter tjener ikke penger på salget av skriveren eller kopimaskinen, men på salget av forbruksmaterialene. Blekk og toner er da ofte uventet dyre, og spesielt nyetablerte selskaper, unge entreprenører samt små og mellomstore bedrifter har ofte et spesielt høyt utskriftsbehov fordi de trenger mange dokumenter som brosjyrer og reklamebrev for å nå ut til kunder. Hvis du forventer et høyt utskriftsbehov, er det for eksempel ikke hensiktsmessig å kjøpe billige blekkskrivere med begrenset rekkevidde og ytelse. Informer deg selv på forhånd om hvor dyre blekkpatronene og tonerne er for enheten, om det finnes alternative produkter, og vurder hvor mye og hva du omtrent vil skrive ut.

TIPS 14: Blekkstråleskrivere med separate patroner.

De fleste profesjonelle blekkskrivere har separate patroner for de ulike fargene. Mindre profesjonelle enheter for hjemmebruk er utstyrt med såkalte kombipatroner, som inneholder alle farger (dvs. gul, magenta og cyan) i én enkelt patron. Kombipatroner er egnet for brukere som sjelden eller lite skriver ut. Men hvis du skriver ut mye og ofte, anbefales det fra begynnelsen å kjøpe en skriver som bruker separate fargepatroner for å holde kostnadene nede. Hvis for eksempel én enkelt fargepatron er tom, må bare denne byttes ut, mens du fortsatt kan bruke de andre fargene.

Skriver og kopierer du bare dokumenter, tekster eller interne dokumenter? Da bør du vurdere en monoskriver eller kopimaskin. Disse enhetene bruker bare svart blekk eller toner, noe som betyr at de bare produserer svart-hvite kopier og svart-hvite utskrifter. Dette har flere fordeler: ofte finnes det spesielt store patroner med enorme rekkevidder fordi det er tilstrekkelig plass i enhetene. Og ikke-brukte fargepatroner kan heller ikke skape problemer.

TIPS 15: Bytt papirtype for å redusere kostnadene.

At papirsvinn ikke er bra for budsjettet ditt, har vi forhåpentligvis allerede gjort klart. Samtidig bør du også være oppmerksom på kvaliteten på papiret. Billig papir har ofte en høy sugeevne, slik at unødvendig mye blekk forbrukes. Til de fleste bruksområder er vanlig skriverpapir med en tykkelse på 80 gram per kvadratmeter tilstrekkelig. Når papiret blir tykkere og av høyere kvalitet, stiger også prisen. Viktige forretningsdokumenter eller presentasjoner ser bedre ut på papir som er 100 gram per kvadratmeter. Og for fotoutskrifter finnes det selvfølgelig spesielt fotopapir. Du kan også gjøre noe godt for miljøet ved å bruke resirkulert papir, som noen ganger til og med kan være billigere enn helt hvitt papir. Hvis du har flere kopimaskiner i virksomheten, hvorfor ikke utstyre en skriver med dyrt hvitt papir og en annen med rent resirkulert papir for interne dokumenter?

Her er to andre råd: Grovt og loete papir etterlater fibre i enheten, noe som øker slitasjen. Sørg derfor for å bruke godt papir. Bruk også lukkede papirskuffer. Skrivere har ofte en øvre og en nedre papirmater. Hvis papirskuffen er åpen, kan papiret bli støvete. Under utskrift kommer deretter smuss og støv inn i skriverens indre. Dette kan også bidra til slitasje og i verste fall tette skriverhodene.

TIPS 16: Skriv ut tosidig.

Papir er dyrt; kvalitets papir er enda dyrere. Og papirsvinn er dyrt for miljøet. Du kjenner situasjonen: du går til kopimaskinen eller skriveren på kontoret eller bedriften, og før du i det hele tatt kan få tak i dokumentene dine, må du fylle på papir fordi kolleger har skrevet ut papirskuffene tomme. Det er bra hvis papirlageret oppbevares i nærheten av enheten, men hva om ikke? Påfylling av papirskuffene er på sikt uunngåelig, men intervallene kan forlenges. Første mulighet: Prøv i utskriftsinnstillingene dine alternativet "Skriv ut flere sider på én side." På den måten blir to A4-sider raskt til én. En lignende funksjon er zoomfunksjonen på kopimaskinen din. Hvis zoomen er satt til cirka 70 % (legg merke til de individuelle spesifikasjonene for kopimaskinen din), reduseres to side-om-side plasserte A4-sider til én A4-side. Andre mulighet: Kjenner du til tosidig utskrift? Denne funksjonen, som hovedsakelig finnes på kopimaskiner, sørger for at både for- og baksiden av det innsatte papiret skrives ut. Det er en smart måte å halvere papirforbruket på og spare plass på kontoret.

TIPS 17: Smart sidefordeling.

Har du nettopp skrevet ut det 100-sider lange PDF-dokumentet for å lese det komfortabelt på farten? Eller kopiert den siste utdelingen eller protokollen uten å se dokumentet på forhånd? Nå sitter du der og ser at du har skrevet ut altfor mange sider og dermed sløst papir, blekk eller toner. En rask titt gjennom et dokument, for eksempel via forhåndsvisning eller sidevisning, kan effektivt unngå svinn og søppel.

Med funksjonen "Sider fra-til" kan du angi hvilke sider som skal skrives ut. Hopp over tomme sider eller sider med unødvendige bilder. Ofte er forsiden en stor blekktyv. Også fotnoter, som vanligvis finnes på slutten av et dokument, og som du ikke umiddelbart trenger, kan utelukkes fra utskrift. Dette sparer blekk eller toner samt papir.

Du kan også skrive ut flere sider på ett enkelt ark. Din skriver og kopimaskin tilbyr deg de riktige innstillingene i menyen. Dette sparer også betydelig på blekk og papir.

Lukk også lokket på kopimaskinen når du kopierer, slik at det ikke går med masse toner til å skrive ut svarte områder. Eller enda bedre, prøv zoomfunksjonen på kopimaskinen, slik at du unngår svarte kantstriper og sparer toner. Samtidig er de litt større kopierte dokumentene lettere å lese.

TIPS 18: Bruk forhåndsvisning og Word for å spare på utskriftskostnader.

Når du bruker utskriftsprogrammet fra nettleseren din, vises det nesten alltid en forhåndsvisning av de sidene som skal skrives ut. Ofte befinner teksten eller bildet som er viktig for deg seg bare på noen få av sidene, mens reklamer, bannere, topptekster eller bunntekster tar opp flere sider. Se hvilke sider du virkelig vil skrive ut og angi dem som "valgte sider", slik at skriveren kun skriver ut disse sidene. Noen sider tilbyr spesielle utskriftsvisninger på forhånd, der designelementer eller farger er fjernet. Disse finnes ofte direkte på siden via et lite skriverikon. På denne måten skjules grafiske elementer, og det utskrevne innholdet reduseres til teksten, slik at du kan spare blekkpatronene eller toneren. Hvis du bare vil skrive ut teksten fra en bestemt side, trenger du ikke gjøre det direkte fra nettleseren. Kopier teksten, lim den inn i Word, og fjern unødvendige formateringer. Du kan for eksempel også velge en mindre skriftstørrelse. Dermed trenger du igjen mindre blekk eller toner for utskriften.

TIPS 19: Reduser kostnadene ved fotoutskrift.

De store produsentene, som HP og Canon, har i mange år solgt skrivere som er spesielt egnet for fotografier. For dette kreves det vanligvis spesielt fotopapir. Med de riktige forberedelsene kan du også spare blekk her. Først må du vurdere at ved fotoutskrift er bildekvalitet og fargedybde viktige kriterier. Høy kvalitet inkjetpapir har en glatt overflate og bare lav sugeevne, slik at mindre blekk brukes. Velg derfor alltid hvilken type papir du har satt inn i skriveren i skriverinnstillingene dine, slik at mindre blekk brukes automatisk ved utskrift. Hvis det påføres for mye blekk på papiret, skaper det ikke nødvendigvis mer dybde og skarphet, men forlenger bare tørketiden og kan føre til flekker. Vakre fotoavtrykk oppnås best ved en kombinasjon av høykvalitets og helst tre-fritt fotopapir og riktig skriverinnstillinger der du velger innstillingen for fotoutskrift med lavt blekkforbruk.

TIPS 20: Motta fakser via datamaskin.

Har du eller din bedrift fortsatt en faksmaskin? Kan du ikke unngå faxen i virksomheten? Dessverre er det ofte slik at man via fax kun mottar enkle bekreftelser eller til og med uønsket reklame. Faksmaskinen skriver ut alt – ufiltrert – uansett om du vil ha det eller ikke. Det er bedre å sette opp datamaskinen og telefonlinjen slik at fakser først kommer til e-postinnboksen din før de skrives ut. Da har du valget om å bestemme hva som skal skrives ut og hva som skal slettes direkte. Denne prosedyren kan selvsagt også brukes til å sende fakser. Da trenger ingen ansatte vente i flere minutter på overføringen av en faks. Å sende faks er dermed ikke mye vanskeligere enn å sende en e-post med vedlegg.

TIPS 21: Skriv ut selv i stedet for å sende til trykking.

Å ha en egen skriver eller kopimaskin har åpenbare fordeler. Nesten ingen kontor eller husholdning kan i dag klare seg uten en egen enhet. Også farge- og fotoutskrifter har nå blitt så enkle og rimelige at det ofte er billigere og enklere å gjøre dem direkte på stedet enn i en spesialbutikk.

Men hvis du jobber innen arkitektur, konstruksjonsplanlegging eller maskinteknikk, trenger du ofte å skrive ut tegninger eller kart som standardutstyr ikke kan håndtere. Selv skrivere og kopimaskiner som tilbyr A3-format kan da være for små. Da er det som regel ikke annet å gjøre enn å gå til en kopibutikk eller trykkeri, noe som kan være ganske dyrt. Hvis du regelmessig, kanskje flere ganger i uken, befinner deg i en kopibutikk, bør du også vurdere å anskaffe en plotter. Med disse storformatskriverne, som Riso, OCÉ, Canon eller HP, kan du selv skrive ut tegninger og kart. Hos oss finner du også de riktige patronene til plotteren din. Du kan allerede på nettstedet vårt se hvor mye de forskjellige patronene koster.